Onverwachts uit de running

Op zaterdagavond krijg ik een telefoontje van een klant. ‘Lindsay, heb je even?’ Klanten weten het gegeven. Voor bepaalde spoedvragen ben ik 24/7 bereikbaar. Tenminste, bijna dan. Als ik slaap, ben ik niet gemakkelijk wakker te maken. Plus dat ’s nachts een van de weinige momenten is, dat mijn telefoon ook daadwerkelijk uit staat. Die verdient, vind ik, af en toe ook wel wat rust.

‘Natuurlijk, vertel.’ ‘Nou het zit zo. Ik heb iets met mijn schouder en ik moet maandag een afspraak maken bij de specialist. Dat betekent dat ik, zoals het er nu uit ziet, aankomende week niet kan werken. Ik weet niet zo goed wat ik moet doen. Kun jij misschien helpen?’

Als het leven je planning inhaalt

Misschien heb je dit zelf ook weleens meegemaakt. Een onverwachtse gebeurtenis waardoor je planning compleet in de war geschopt wordt. En het is niet meer dan begrijpelijk dat je dan even door de bomen het bos niet meer ziet. Allerlei praktische zaken die dan geregeld moeten worden. Tegelijkertijd doet de gebeurtenis zelf ook iets met je. Ik bedoel, ik ken maar weinig mensen die zouden staan juichen op het moment dat ze om een medische reden niet kunnen werken.

Op het moment dat een klant een vraag als deze stelt gaan er gelijk een heleboel gedachtes door mijn hoofd. Als eerste informeer ik na hoe de klant zich voelt. Het zijn immers ook gewoon mensen. En je bent pas echt een persoonlijk adviseur als je kijk naar die mensen die achter het bedrijf zitten.

Vervolgens gaan we samen een lijstje maken. Alles wat op dat moment voor onrust zorgt, mag op het lijstje geschreven worden. De oplossing hoeft er niet gelijk achter, het gaat erom dat alles uit het hoofd is. Vanuit daar kunnen we dan samen aan de slag. Als alles op papier staat en genoemd is, maken we een plan de campagne.

Communicatie blijkt vaak het belangrijkste

Communicatie blijkt altijd een belangrijk onderdeel van wat er moet gebeuren. In dit specifieke geval moesten alle klanten op de hoogte gebracht worden. Immers ze moesten ingelicht worden dat werkzaamheden langer op zich zouden wachten. Alleen hoe breng je deze op de hoogte als je niet zeker weet wanneer je weer aan het werk kan? Sterker nog, je zelf nog niet precies weet wat er aan de hand is?

Om zoveel mogelijk voor rust te zorgen stelde ik een e-mail op waarin we alle klanten op de hoogte gebracht werden van de situatie. Dat we begrepen dat dit heel vervelend was, maar dat we niks aan de situatie konden doen. In ieder geval niks meer dan rust nemen. Om helderheid te scheppen, namen we in dit bericht op dat ze sowieso na zeven dagen weer een update zou geven.

Zelf uit de chaos stappen

Daarnaast gingen we nog een stap verder. Mochten er toch vragen blijven liggen of onduidelijkheden zijn, kregen de klanten een andere mogelijkheid. Ze mochten ook mij benaderen. Op deze manier werd mijn klant niet overspoeld door reacties en kon ik voor haar een inschatting maken. Wat moet zij echt oppakken en wat kan ik eventueel verplaatsen naar een later tijdstip.

Wat maakte dat we dit zo konden afstemmen is dat we in dit geval geen gebruik maken van mijn planner, maar dat we gebruik maken van Trello. Hierdoor kun ik vanuit huis zien welke opdrachten er op dat moment liepen en welke deadline deze opdrachten hebben. Hierin konden we dus ook een schifting in maken.

Uitbesteden van werkzaamheden

Als zzp’er, wat deze klant ook is, heeft ze geen personeel in dienst. Er was dus geen mogelijkheid om op die manier dingen uit te besteden. Maar welke mogelijkheden zijn er dan wel? Ook als zzp’er werk je samen met anderen. Negen van de tien keer zijn dit ook ondernemers. Die kennend e klappen van de zweep. Kortom een paar telefoontjes en mailtjes later waren de spoedklussen uitbesteed. Zonder dat hier iets van geld bij te pas kwam. Dat is namelijk het mooie aan ondernemerschap. Je helpt elkaar als het nodig is.

Hoe is het nu?

Het heeft nog een aardige tijd geduurd voordat mijn klant precies wist wat er aan de hand was met haar schouder. Desalniettemin was er rust en ruimte om zich daarop te focussen op wat nu echt belangrijk was. En hoe graag ook, dat zijn dan niet je klanten. Dat is dan niet je onderneming. De focus mag dan ook gewoon bij jou liggen. En je bed, met Netflix. Of iets anders waar jij op dat moment behoefte aan hebt.

Is deze blog aanleiding voor jou om ook verder te kijken naar hoe jij je structuur, planning of manier van communiceren kan aanpakken? Plan gerust een vrijblijvend en gratis kennismakingsgesprek in. Ik hoor graag hoe ik je zou kunnen helpen.