Office maakt het team compleet

Trello voor je weekplanning of een eigen planner, Zoom of Skype voor online meetings, via je hostingpartij je webmail en afspraken inplannen via Calendly. Met een beetje mazzel heb je de systemen een beetje aan elkaar gekoppeld door middel van bijvoorbeeld Zapier, maar alsnog blijven het veel systemen. Wat als het ook anders kan? Dat het anders kan, laat Office namelijk zien.

Overstappen naar Office

Een paar maanden terug vraagt mijn broer, die ook ondernemer is waarom ik geen Office gebruik. Waarom wel? Vervolgens legt hij mij uit welke mogelijkheden Office allemaal kent. Dat ze eigenlijk alle losse systemen die er bestaan hebben gekoppeld in één pakket waarmee alles gemakkelijk met elkaar in verbinding staat. Maar is dat dan niet ontzettend ingewikkeld en duur? Nou dat bleek nog behoorlijk mee te vallen.

Office maakt gebruik van zogenoemde ‘apps’ en afhankelijk van welk pakket je kiest zie je welke apps hierbij gebruikt kunnen worden. Zelf maak ik gebruik van Microsoft 365 Business Standard en ik moet je zeggen, ik zou niet meer zonder willen. Overstappen vond ik best even spannend, maar inmiddels ben ik zo aan alles gewend. Dat niet alleen, ik ontdek steeds meer functies waardoor ik het nog beter kan regelen voor mijn bedrijf en mijn klanten/opdrachtgevers. Kortom iedereen is tevreden. En de prijs valt reuze mee. Ik betaal namelijk € 10,50 en Calendly alleen koste mij al € 10,-.

Wat zit er in het pakket?

Er zijn verschillende pakketten die je kunt samenstellen en die ook allemaal een andere inhoud hebben. Ik licht in het kort een aantal dingen uit in het pakket die ik heb en die ik veel gebruik.

Bookings
Bookings kun je vergelijken met Calendly, eigenlijk is het nagenoeg hetzelfde. Je kunt per dienst een aparte agenda aanmaken en hij synchroniseert met je agenda. In de instellingen heb ik mijn openingstijden verwerkt de buffertijd voor en na een afspraak en zolang ik mijn agenda goed bijhoud kunnen er geen dubbele afspraken inkomen.

Wanneer iemand een afspraak inplant krijgt hij of zij en bevestiging en een herinnering waar ook de link naar Teams inzit, de Zoom van Office.

Teams
Laten we het daar ook gelijk over hebben. Teams is niks meer en minder dan een Zoom/Skype functie binnen Office. Eigenlijk werkt het net zo eenvoudig als Zoom. Afhankelijk of je een bepaald abonemment hebt kun je zelfs telefonisch bellen vanuit Teams. Deze optie heb ik alleen niet, maar Teams bevalt mij prima op deze manier.

To do
Het lijkt een beetje gek dat ik met mijn eigen planner ook nog van een digitale optie gebruik maak, maar ik vind het ideaal. In To do kan ik alle taken kwijt zonder dat ik deze op dit moment moet inplannen. Ook kan ik deze weer koppelen aan mijn agenda. Handig voor je weekplanning!

Sharepoint
En dan heb ik nog mijn grote liefde voor Sharepoint. Het lijkt iets als Dropbox of Google Drive, maar ik vind hem een stuk eenvoudiger werken. Ik kan hierin namelijk verschillende teams aanmaken waar ik ook verschillende personen toegang kan geven. Zo kan een boekhouder mijn administratie zien en hebben klanten bijvoorbeeld inzage in hun eigen map. Ook is er de mogelijkheid om notities toe te voegen en via de app kan ik ook op mijn iPad of telefoon ermee aan de slag.

Lang verhaal kort Office is een onwijs veelzijdig pakket en heel eerlijk ik haal er nu lang nog niet alles uit wat er in zit. Kortom met dat ik leer, leren jullie want dat deel ik uiteraard met je. En wil je nu nog meer weten of de installatie van office uit handen geven. Mijn team helpt je er graag bij. Boek gerust daarom en vrijblijvend kennismakingsgesprek in!